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论MIS系统的管理与维护

时间: 2014-11-28 05:45:23

近几年国家加快信息化建设和粮食流通体制改革的步伐, 粮食市场竞争激烈,原有粗放型的粮食企业管理模式,已经很难维持下去。粮食企业顺应这一历史改革潮流,转变了企业的经营方式和管理模式,建立了适合于本企业信息化管理系统,把粮油进、销、存以及生产过程中产生的信息,处理后用于指导粮油的经营工作,信息化建设工作是关键。应用软件系统指根据实际工作需要开发并投入使用的软件产品,一般由专业人员根据使用单位的需求开发而成,是信息化建设的重要内容。随着信息化建设的深入开展,越来越多的应用软件系统开始投入运行,并成为日常工作不可缺少的工具。但如何管好、用好应用软件系统一直是困扰实际工作的难点问题。应用软件系统的管理及维护需要遵循软件工程的思想,按照便利、实用、高效的原则,开展长期、系统、细致的工作。本文通过总结实际工作经验,围绕应用软件系统管理维护的意义、内容、显现的问题及对策展开论述和探讨。

一、应用软件系统在使用过程中的突出问题

一般情况下,一个软件系统在正式投入运行后,随着与实际工作的不断结合以及使用人员对系统功能的不断熟悉,其应用深度和广度必然会不断拓展,但随之也将产生新的问题,具体可归纳为以下几点:

(一)系统运行中,需要随时解决各种实际问题,运维工作量大,技术支持往往欠缺。

一是技术支持人力不足。在软件系统正式投入使用后,各种实际问题会接踵而至,例如使用者因为不熟悉软件出现误操作、程序出现bug无法继续正常运行、服务器和个人计算机感染病毒需要重装系统、数据库运行出现故障等,还要不断解答使用中的各种疑问。这些问题都具有突发性强的特点,往往需要即时解决,尤其是在推广应用的前期和中期更为频繁,单纯依靠应用单位的技术力量往往力不从心。针对这一情况,一般采取的解决方法由软件公司和应用单位签订技术服务协议,指派技术人员常驻应用单位,协助该单位技术人员现场解决问题。对于整个行业推广的软件,技术支持人员还要通过电话解答或专线网远程调试的方式为下级单位提供技术支持。考虑到运维成本和效益,软件公司派出的技术人员往往数量有限,在问题较多的情况下可能响应不够及时。并且,随着服务协议的到期,如果没有后续费用,软件公司往往要裁撤人员,使支持人力与支持需求之间的矛盾更加突出。

二是技术支持不及时。一般情况下,软件公司对提供给用户的关键代码都进行了编译,且不提供源码。再者,应用软件系统往往运行于行业专网之中,无法通过因特网访问,如果需要修改程序,一般由软件公司技术人员开发后封装成升级包,交给应用单位技术人员进行系统升级。如果软件公司开发项目较多,对于原有用户的维护性的修改需求,由于利润小或没有利润而无暇顾及,造成用户提出的问题不能及时解决。而软件公司直接派人前往应用单位现场修改的做法又因为费用太高而常常作罢,也会使问题久拖不决。

(二)数据量不断增加,对软件系统的性能产生较大影响,并导致信息浏览和事务办理速度相应减慢。

根据实际测试,一个网上办公系统在正式运行近两年的时间里,数据库总容量可以达到25G,各种附件文件容量可以达到21G,数据增长量半年内可达10G,数据库中的主要数据表都达到了十几万甚至几十万条记录,在主要数据表中查找一条具体记录的时间达到了几十秒,登录系统时间达到十多秒。这些都容易使用户产生无法忍受的感觉,以致影响正常工作。这些现象的背后一般是软件系统自身设计的问题,比如,数据库中某些表未建索引、程序内部代码不够优化、关联表之间嵌套较多等。这些问题在系统数据量增大到一定程度后,会直接导致查询效率大幅降低,而且数据量越大现象越明显。

(三)根据实际工作需要而产生的新需求不断涌现,对软件系统的持续完善和发展提出了迫切要求。

随着软件系统的应用逐渐融入日常工作,使用者对软件的认知度越来越高,依赖性也越来越强。从个人工作方便性及易用性角度出发,往往会对功能和界面设计提出各种各样的改进意见或建议。这些意见或建议需要不断收集、归纳、整理,并从专业角度进行分析,形成系统新需求,并据此对软件不断修改完善,使之不断贴近工作实际。如果这些意见或建议如果没有受到足够的重视,或久未解决,就会严重挫伤人们使用软件的积极性。

二、应用软件系统管理维护的意义

在应用软件系统的运行维护过程中,上述三个问题都或多或少的存在,对于应用来说应属于正常现象,关键是如何解决运行中的技术支持问题,这也随之带来了一个现实而尖锐的问题:如何认识软件系统运行过程中的技术支持工作。

众所周知,一个硬件设备在经过制造、安装、调试,投入运行后,还必须进行定期检修,及时更换损耗零件,才能保证其正常运转。同样道理,在一个软件的整个生命周期中,如果说建设阶段需要投入开发费用的话,运行阶段也必须有一定的运维投入。软件的应用不仅是一次单纯的购买行为,更是一段固定时期内的服务活动,相对于硬件而言,它在运行阶段的成本主要产生于人力的付出,而非生产资料的消耗。使用单位与其说购买了一套软件,不如说购买了一项技术服务,这项服务的内容包括技术研发、日常运行咨询、版本升级、增加新功能、故障排除等。使用单位和软件公司的关系不会因为一次购买而结束,只会随着应用的开展而不断加深,因此双方应该建立一种长期的互惠互利的合作关系。由于维护内容的不确定性,软件公司在提供软件产品的时候,往往附带一个固定的免费维护期,超过该期限后,往往采取固定年费或逐次付款的方式提供服务。因此,软件系统的运维费用应该属于软件应用的固定支出,软件系统绝不是一次性建设,其运行过程中的技术支持工作需要持续地投入人力、物力才能真正管好、用好。

三、应用软件系统管理维护的内容

一个软件产品在完成建设即开发阶段投入运行后,需要持续的技术支持才能顺利运行,其内容主要包括三个方面:

一是应用指导问题。虽然每个应用软件在正式投入使用之前都要组织相关培训,但一次培训不可能解决全部问题,使用者真正接受一个新软件,学会操作直至熟练应用需要一段时间的磨合。由于刚开始操作不熟练,再加上软件自身功能不完善,出现误操作的几率非常高。推广应用规模越大、用户数量越多的软件,上述现象越明显。并且,很多政府部门的信息化工作开展时间不长,工作人员的信息技术应用水平尚处于起步阶段,对新软件的接受能力不强,甚至存在抵触情绪,很容易制约软件系统的普及和应用。因此,在使用过程中,需要随时提供咨询解答,需要及时帮助排除故障。否则使用者会产生烦躁、不信任甚至厌恶的心理,继而拒绝使用新软件。

二是运行维护问题。为保证系统平稳运行,系统管理员首先要熟悉软件的各种功能和系统的数据结构。其次,要经常监控服务器的运行状况,定期做好数据备份,因为软件系统最有价值的应用成果往往是通过其积累的数据,程序可以看作是获取数据的有力工具。再次,系统管理员不仅要能够使用系统提供的管理界面解决问题,还要能够通过手工调整系统进行故障排除。如果软件在使用中出现了无法通过界面操作解决的故障,系统管理员需要在熟悉软件结构和数据结构的基础上,直接调整底层数据库或程序代码,以保证及时排除故障,不至影响正常工作的开展。

三是升级完善问题。在应用软件系统的建设阶段,首先要进行需求调研和系统分析,归纳软件系统应该具有的各项功能,并据此进行开发直至投入运行。但一般情况下,确定软件系统的需求不是一次性的,软件系统本身也不可能绝对没有缺陷。随着用户对软件系统的不断熟悉,一定会对软件系统的操作方式或实现功能产生新想法,或者由于应用环境的变化需要对软件系统进行相应修改,因此会不断产生新需求,这就将带来功能完善问题。另外,应用软件在使用一段时间后,由于数据量的增加、运行环境中各种参数值的变化,会出现速度减慢、响应不及时等现象,这将带来性能改善问题。按照软件工程中软件生命周期的理论,任何一个应用软件系统都会经历从开始使用到淘汰的过程,在这个过程中提倡的做法是对软件功能和性能进行持续不断的修改和完善,单次规模不要过大,称为“小步快跑”。当“跑”出一段“距离”后,软件将会发生较大变化,甚至出现版本的升级。这种对软件的完善或升级可以保证一个软件具有较长的使用周期,否则软件将很快面临被淘汰的局面。

综上所述,在软件开发结束投入运行后,需要综合解决好上述三个问题,否则就会出现软件用不下去的局面。

四、应用软件系统管理维护的策略

针对上述分析,结合实际工作经验,对如何做好软件系统的应用和维护工作提出以下策略。

一、明确政府信息部门所担负的软件系统应用维护职责。作为政府信息部门的人员,并不需要从事具体开发工作,而是应该切实担负起项目管理的职责,包括建设阶段对质量、进度、成本的控制和对系统需求的把握,运行阶段对系统运行的日常监测以及对改进需求的捕捉。鉴于他们本身具备的专业知识和身处行业之中的特点,既接触行业日常工作,又熟悉技术开发过程;既可以与软件的最终使用者交流,又可以与软件公司沟通,因此更应该成为一个连接最终使用者与软件公司的桥梁和平台。在软件投入运行后,信息部门的职责首先是保证软件的顺利使用和平稳运行,即完成应用指导和运行维护工作,同时注意观察和记录软件系统中的问题和新要求,做出需求分析,与软件公司协调升级完善事宜,并利用自己熟悉软件结构的优势做好运行排障工作。

二、使用专业服务提高系统运行的技术支持能力。应用指导和运行维护的工作属于纯技术性工作,非常琐碎繁杂,需花费大量人力,单纯依靠使用单位的人员往往不能满足要求。可以使用外包服务的方式,通过与软件公司协商,由软件公司安排专人常驻使用单位,专职负责软件的日常技术支持,及时响应使用单位提出的修改完善要求。如果程序修改量较大,可以由软件公司派技术人员前往使用单位进行现场开发。

三、切实保障系统的售后服务费用。使用单位和软件公司在签订开发合同时,一般对系统投入运行后因需求增加而产生的开发工作量及费用进行了约定。运行过程中,使用单位可以依据合同规定,本着公平合理的原则对新增加的开发量给予适当补偿。在免费维护期结束后,使用单位应将软件系统的售后服务费作为常规运维费用,列入年度预算。当前,很多政府部门为了尽快推动信息化工作的开展和应用,往往在整个行业统一推广使用业务软件或采用上级集中模式部署应用软件系统。在这种情况下,最好由上级单位申请专项经费,以固定年费形式统一支付,统一提供售后服务,保证软件系统在全行业的技术支持。

四、及时稳妥地解决软件的功能完善和性能改善问题。使用单位的信息部门必须能够清晰描述各种运行现象和要求,与软件公司进行透彻交流,保证开发人员正确理解需求,使开发出来的升级程序能够符合要求。信息部门在进行系统升级前,最好建立一个与实际系统同步的模拟环境,所有升级程序首先在模拟环境中确认无误后,再对实际系统进行升级。如果程序改动量过大,特别是解决性能问题往往需要重新分析系统,工作量甚至不亚于重新开发。此时可以考虑在尽量保留现有操作界面和操作方式、保护已有数据的基础上重新开发新版本,组织版本更换。

五、使用单位内部要力主自力更生和技术创新。使用单位信息部门在技术上不宜过分依赖软件公司,负责软件系统管理的技术人员要具有系统分析能力,熟悉和掌握软件系统的内部设计及数据结构,这样不仅能及时处理日常技术支持事务,而且便于把握应用动向和需求,便于与软件公司沟通。另外,在日常应用中,可以在力所能及的情况下尝试外挂型开发,在保持现有系统功能和数据结构的前提下提倡自主创新,以此提高自身的技术管理水平,争取系统管理维护的主动地位。

六、订立维护管理规章制度,指导并推动系统维护工作的规范化。一般包括系统运行维护管理制度和维护管理人员规章制度。其中,运行维护制度可以包括以下内容:对系统运行保障的要求、对系统权限划分的要求和系统数据备份的方式。维护管理人员规章制度包括对维护人员在技术水平和职业道德方面的要求。

五、结束语

在开展信息化建设的过程中,应用软件系统的管理及维护是一项“细水长流”式的应用支持工作,需要遵循软件工程的思想,本着从实际出发的科学态度,按照“便利、实用、高效”的原则,开展长期、系统、细致的工作。它要求维护管理人员既要具备深厚的专业功底,又要具有一定的技术管理能力和实战经验,需要付出持之以恒的努力,切忌急功近利、一劳永逸的思想。只有这样,才能真正把应用软件系统管好、用好,取得良好效果,从而推动信息化建设的快速发展。

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